ЕГАИС от А до Я: какие изменения внесли в работу алкогольного рынка

ЕГАИС от А до Я: какие изменения внесли в работу алкогольного рынка

С осени 2023 года машиночитаемые доверенности совместно с ЭЦП станут обязательными при взаимодействии бизнеса с государственными структурами. Без них работник не сможет сдать отчетность и подписать электронные документы от лица компании.

Сейчас МЧД уже принимают налоговая инспекция и Социальный фонд, также планируется внедрить новую схему на портал Росстата, Честного знака и ЕГАИС.

Сертификат КЭП для работы с ЕГАИС требуется всем участникам алкогольного рынка:

производителям спиртосодержащих напитков;

поставщикам;

объектам общественного питания;

розничным продавцам.  

Электронная подпись нужна на двух этапах:

При авторизации нового пользователя в личном кабинете системы ЕГАИС ( для формирования ключа RSA и установки УТМ — универсального транспортного модуля, который передает данные в систему ).

При последующей работе. 

УТМ обращается к КЭП всякий раз при отправке или получении файлов из системы. В частности, электронный документооборот в ЕГАИС происходит, когда:

производитель алкоголя вносит данные о производстве и оптовой отгрузке продукции,

поставщик получает товар и оформляет поставку своим покупателям,

рестораны и розничные магазины — принимают алкоголь у поставщика и реализовывают его конечному потребителю. 

Таким образом, все перемещения товара отображаются в информационной системе. До недавнего времени для оборота достаточно было КЭП организации, содержащей сведения о сотруднике-подписанте. 

Но с 1 сентября с ЕГАИС работникам организации можно будет продолжить работу только при наличии:

сертификата электронной подписи физического лица,

машиночитаемой доверенности, оформленной от компании.

В отсутствие указанных документов система просто перестанет обслуживать пользователя ( касается работников за исключением гендиректора, руководитель компании сможет работать без МЧД ). 

Осталось меньше двух месяцев, чтобы обновить сертификаты КЭП в соответствии с новыми требованиями и оформить электронные доверенности на сотрудников. Сделайте это в кратчайшие сроки при помощи сервиса Платформы ОФД.

Связанные вопросы и ответы:

Что такое ЕГАИС и для чего он создан

ЕГАИС — средство контролирования алкогольного оборота в нашей стране. Модуль предназначен для обеспечения прозрачности всех данных, связанных с продажей алкоголя. Поскольку употребление нелицензионной и сомнительной продукции не просто незаконно, но и наносит сокрушительный вред здоровью, программа минимизирует подобные риски. В базу данных вносятся подробные сведения о каждой бутылке, от состава до даты производства. Это касается не только отечественного, но и импортного товара.
Любая компания, продающая спиртные напитки (или их в том числе), обязана присоединить специальное оборудование к своему кассовому аппарату. Установленный модуль транслирует полученные данные в общую базу ЕГАИС. Процесс передачи данных полностью автоматизирован и не зависит от человеческого фактора. Владельцу точки достаточно установить программу, а дальнейшие действия она начнет осуществлять сама. Никаких отчетов или деклараций специально представлять не нужно.

Что же дает отправка данных в базу?

• Поскольку расшифровка ЕГАИС подразумевает единую систему, программа контролирует продажу алкоголя по всей России, вне зависимости от величины территориального субъекта (то есть как в городах, так и в селах).
• Учет ведется не только количественно, но и по другим факторам: к сведению принимаются крепость напитков, их тип, состав и другие особенности. В базу вносится подробное описание каждого отдельного товара.
• Учет импортной продукции позволяет отслеживать продажи напитка на территории страны-изготовителя. Так можно провести комплексный анализ и получить полную картину.
• Систематизация затрагивает акцизные и специальные федеральные марки, лицензии.
• Контроль за алкогольным оборотом информирует о пожеланиях потребителей, развитии рынка, мировых тенденциях.
• Борьба с контрафактной продукцией.

Именно последнее — основной камень преткновения, ради которого и создавалась система. По приблизительным подсчетам, поддельный алкоголь — практически треть от объема соответствующей продукции в стране.

Какие субъекты оборота алкоголя обязаны работать с ЕГАИС

Индивидуальные предприниматели, закупающие алкоголь для последующей реализации, должны зарегистрироваться в ЕГАИС. Несоблюдение правил государственного учета алкогольной продукции влечет за собой значительные штрафы: физические лица могут быть оштрафованы на сумму до 15 тысяч рублей, а компании — максимум на 250 тысяч рублей.

Для торговли алкоголем помимо ЕГАИС нужна еще и маркировка. Подробнее мы рассказали в статье: Обязательная маркировка пива в 2023 году

Для индивидуальных предпринимателей процесс, связанный с реализацией алкоголя, проще: им достаточно фиксировать свои закупки у поставщиков в Единой государственной информационной системе учета алкоголя. 

Юрлица же должны регистрировать каждую бутылку, проданную клиентам. Это предусмотрено федеральным законом № 171 о государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Для того чтобы пользоваться системой ЕГАИС, необходимо иметь компьютер, онлайн-кассу, а для продавцов, торгующих спиртными напитками, также необходим двухмерный сканер для считывания штрих-кода акцизной марки. Для тех, кто продает пиво, сидр или оказывает услуги общественного питания, двухмерный сканер не требуется. В системе ЕГАИС необходимо регистрировать только покупку у поставщика, а каждую бутылку не нужно сканировать при продаже.

Подключение к ЕГАИС обойдется примерно в 3–5 тысяч рублей за электронную цифровую подпись и крипто-ключ.

Как происходит регистрация в системе ЕГАИС

Статьей 10.2 Федерального закона №171-ФЗ определено, что оборот алкогольной продукции (закупка, поставка) должен осуществляться только при наличии сопроводительного документа - товарно-транспортной накладной .

Товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом , оформляется по унифицированной Форме 1-Т и содержит 2 раздела - товарный и транспортный .

Товарно-транспортная накладная оформляется Поставщиком продукции. Поставщик фиксирует информацию о такой накладной в ЕГАИС по форме, установленной Пунктом 6.1 Приложения к Приказу №397 в срок не позднее момента выезда транспортного средства с территории Поставщика.

Таким образом кроме "бумажной" товарно-транспортной накладной в системе ЕГАИС появляется электронный аналог этой накладной (назовем ее ТТН ЕГАИС), который содержит много информации, необходимой для ведения учета алкогольной продукции в ЕГАИС. "Бумажная" и ТТН ЕГАИС могут отличаться, т.к. в ТТН ЕГАИС будет только алкогольная продукция, тогда как в "бумажной" может быть любая продукция.

Простыми словами - "бумажная" товарно-транспортная накладная нужна для бухгалтерского учета, электронная ТТН ЕГАИС нужна для учета оборота продукции в системе ЕГАИС.

Товарный раздел накладной содержит информацию об отгруженной продукции. В случае обнаружения во время приемки товара расхождений по количеству/качеству может быть составлен первичный учетный документ по Форме ТОРГ-2 .

Транспортный раздел накладной содержит информацию о транспортировке продукции, в том числе о погрузочно-разгрузочных операция, где указывается дата и время прибытия (и убытия) на разгрузку (и погрузку). Указать дату (и при необходимости время) разгрузки продукции организации и/или предпринимателю не составит труда.

Простыми словами - товарно-транспортная накладная это тот самый первичный учетный документ , на основании которого Вы будете фиксировать в ЕГАИС факт получения алкогольной продукции (отправлять акт на ТТН).

Дата и время разгрузки в транспортном разделе будет, в том числе, отражать факт (дату и время) получения продукции по товарно-транспортной накладной . В случае обнаружения расхождения по количеству и/или качеству продукции акт по Форме ТОРГ-2 также будет первичным учетным документом, на основании которого Вы можете зафиксировать в ЕГАИС "акт о приемке с расхождениями".

Для регистрации в системе ЕГАИС необходимо выполнить следующие шаги:

1. Оформление товарно-транспортной накладной: Поставщик продукции оформляет товарно-транспортную накладную по унифицированной форме 1-Т, содержащую два раздела: товарный и транспортный.
2. Фиксация информации в ЕГАИС: Поставщик фиксирует информацию о товарно-транспортной накладной в ЕГАИС по форме, установленной Приказом №397, не позднее момента выезда транспортного средства с территории Поставщика.
3. Электронная товарно-транспортная накладная (ТТН ЕГАИС): В системе ЕГАИС появляется электронный аналог товарно-транспортной накладной, содержащий много информации, необходимой для ведения учета алкогольной продукции.
4. Различие между "бумажной" и электронной ТТН ЕГАИС: "Бумажная" товарно-транспортная накладная нужна для бухгалтерского учета, электронная ТТН ЕГАИС нужна для учета оборота продукции в системе ЕГАИС.
5. Товарный раздел накладной: Содержит информацию об отгруженной продукции.
6. Транспортный раздел накладной: Содержит информацию о транспортировке продукции, включая погрузочно-разгрузочные операции.

Какие документы необходимо предоставить для включения в реестр ЕГАИС

1 сентября 2023 года вступят в силу поправки в КоАП РФ, предусматривающие введение новых штрафов за нарушения при производстве и обороте пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи.

В частности, КоАП РФ будет дополнен новой статьей 14.17.4 с ответственностью за:

• нарушение требований к производству и (или) обороту пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, кроме случаев, предусмотренных чч. 2, 3 ст. 14.17.4, чч. 2 , 3 ст. 14.16 , ч. 4 ст. 14.17 , ст. 14.19 и чч. 3 , 4 си. 15.12 КоАП РФ (речь идет о таких нарушениях, как неподача декларации об объемах производства, непредставление расчета производственной мощности в отношении производственного оборудования и т. д.). Наказание следующее (ч. 1 ст. 14.17.4 КоАП РФ):
  • для организаций – штраф от 100 000 до 150 000 рублей с конфискацией продукции, оборудования, сырья, полуфабрикатов, транспортных средств или иных предметов, использованных для производства и (или) оборота, либо без конфискации;
• грубое нарушение требований к производству и (или) обороту пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи. Под грубым нарушением требований к производству и (или) обороту пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи понимаются:
  • производство и (или) оборот пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи с добавлением этилового спирта;
  • производство и (или) оборот пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи на основном технологическом оборудовании без использования автоматических средств измерения объема готовой продукции и (или) технических средств фиксации и передачи информации об объеме производства и оборота пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи в ЕГАИС;
  • нахождение на складах и производственных помещениях производителя, включенного в реестр, не принадлежащего ему на праве собственности (хозяйственного ведения или оперативного управления) основного технологического оборудования для производства пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи.
  За это предусмотрено наказание (ч. 2 ст. 14.17.4 КоАП РФ):
  • для организаций – штраф от 150 000 до 200 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до 30 суток с конфискацией продукции, оборудования, сырья, полуфабрикатов, транспортных средств или иных предметов, использованных для производства и (или) оборота, либо без конфискации;
• производство пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи без включения в реестр производителей пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи либо без внесения изменений в этот реестр сведений, когда это является обязательным. Наказание следующее (ч. 3 ст. 14.17.4 КоАП РФ):
  • для должностных лиц – штраф от 35 000 до 50 000 рублей;
  • для организаций – штраф от 200 000 до 300 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 60 суток с конфискацией продукции, оборудования, сырья, полуфабрикатов, транспортных средств или иных предметов, использованных для производства и (или) оборота, либо без конфискации.

Какие данные необходимо передавать в систему ЕГАИС при перемещении алкогольной продукции

Как с 01.09.2023 бизнесы, торгующие алкоголем в розницу, должны подавать сведения о таких продажах в ЕГАИС,Росалкогольрегулирование.

Ведомство напомнило, что с 01.09.2023 вступят в силу положения, которые обязывают компании и ИП, осуществляющие розничную продажу алкогольной продукции (за исключением пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи) при оказании услуг общепита передавать в ЕГАИС сведения об объеме такой продажи.

Для этоговнесены изменения в действующие формы заявок о фиксации информации в ЕГАИС.

В РАР уточнили, что сведения о порционном использовании алкогольной продукции при приготовлении коктейлей и блюд будут списываться путем направления заявки о фиксации в ЕГАИС информации об акте списания продукции с остатков на складе (заявка о списании).

При ее заполнении в поле 6 «Основания для списания» нужно будет указывать: «использовано для приготовления коктейлей (блюд)». В поле 9 «Количество» нужно будет указать объем использованной для приготовления коктейлей (блюд) алкогольной продукции (в миллилитрах).

Сведения о порционной реализации «чистого алкоголя» организациями, осуществляющими розничную продажу алкогольной продукции при оказании услуг общепита, будут предоставляться путем направления заявки о фиксации в ЕГАИС информации о розничной продаже (возврате) алкогольной продукции, предусмотренной пунктом 10.1 приложения к(заявка о розничной продаже).

Для этих целей форма заявки дополнена новым полем 15.1. «Объем», в котором нужно будет указывать объем алкогольной продукции, розничная продажа которой осуществлена при оказании услуг общепита (в миллилитрах).

Актуальный порядок учета алкогольной продукции описан вв «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ по ссылке и читайте материалы «КонсультантПлюс» бесплатно.

Какие штрафы предусмотрены за нарушения при работе с ЕГАИС

При приемке алкогольной продукции на склад необходимо указать фактическое наличие алкогольной продукции и упаковок в форме Проверка поступившей алкогольной продукции (открывается по соответствующей гиперссылке на закладке Товары).

Маркируемая алкогольная продукция и упаковки отображаются в виде иерархического списка, отражающего вложенность упаковки. В графе Штрихкод для маркируемой алкогольной продукции, учитываемой поштучно, указываются номера цифровых идентификаторов (акцизных и специальных марок), а для упаковок – штриходы групповой тары.

Результат проверки отражается установкой соответствующего статуса:

• В наличии,
• Отсутствует,
• Отложена,
• Не проводилась.

Выполнять проверку целесообразно начиная с самой внешней упаковки используя сканер штрихкода. Если отсканированный штрихкод есть в списке, то производится позиционирование на соответствующей строке и для неё устанавливается статус В наличии.

Рис. 1

Далее можно выполнить проверку содержимого данной упаковки. Для перехода в режим проверки текущей упаковки её необходимо отсканировать еще раз. При этом пиктограмма упаковки примет вид. Если в текущая упаковка содержит вложенную упаковку, то необходимо отсканировать штрихкод вложенной упаковки дважды (после первого устанавливается статус В наличии, после второго включается режим проверки для вложенной упаковки) и перейти к её содержимому. После того, как полностью проверено содержимое текущей упаковки, нужно еще раз отсканировать её штрихкод для завершения режима проверки. Далее можно переходить к проверке следующей вложенной упаковки.

Пример

Продукция поставляется в 8 коробах, которое упакованы в 2 паллеты. Проверяем продукцию в следующем порядке:

• Отсканировать штрихкод первой дважды паллеты для подтверждения наличия и начала проверки паллеты;
• Отсканировать штрихкод первого короба дважды для подтверждения наличия и перехода в режим проверки;
• Отсканировать штрихкоды всех бутылок в первом коробе;
• Отсканировать штрихкод первого короба для завершения проверки короба;
• Аналогично проверить второй, третий и четвертый короб на первой паллете;
• Отсканировать штрихкод первой паллеты для завершения режима проверки паллеты;
• Аналогично проверить вторую паллету…

В процессе проверки упаковки может быть обнаружена продукция, которая числится в другой упаковке. Возможны следующие варианты отражения (настраивается в форме проверки в строке При выявлении некорректного содержимого):

• оставлять там, где найдено,
• перемещать в упаковку, где должно находиться.

При сканировании бутылки, которая не заявлена в текущей проверяемой упаковке, будет выдано сообщение. Действие с такой бутылкой подтверждаются сканированием штрихкода текущей упаковки.

Рис. 2

Вариант перемещать в упаковку, где должно находиться, должен отрабатываться следующим образом:

• бутылка помечается стикером с номером и откладывается до момента проверки нужной групповой упаковки, информация об отложенных бутылках отображается рабочем месте в составе нужной упаковки;
• при проверке нужной упаковки отложенная бутылка сканируется и помещается в упаковку.

В любой момент в процессе проверки алкогольной продукции можно сохранить текущий результат проверки и вернуться к проверке позднее по гиперссылке Продолжить проверку поступившей продукции в форме ТТН ЕГАИС. Если после проверки в списке остались позиции, штрихкоды которых не были отсканированы (статус Не проверялась), то после нажатия кнопки Проверка завершена будет предложено отметить их все как имеющиеся в наличии или как отсутствующие.

Результаты проверки переносятся в документ в графу Количество (факт), а на форму ТТН ЕГАИС выводится гиперссылка Результаты проверки алкогольной продукции.

Какие отчеты необходимо представлять в ЕГАИС и как часто

Работники общепита и розничной торговли обязаны раз в квартал отчитываться за продажу алкоголя. Для этого заполняют алкогольную декларацию и отправляют ее в ФСРАР — Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка.

Еще ФСРАР получает отчеты из ЕГАИС — единой государственной автоматизированной информационной системы. В ЕГАИС розница и общепит передают данные о реализации спиртного каждый день.

Единая государственная автоматизированная информационная система помогает контролировать оборот спиртосодержащей продукции в России. К системе подключаются все участники оборота, чтобы ежедневно отчитываться о производстве и продаже алкоголя. Контролирующие органы пресекают контрафакт и защищают граждан от некачественного алкоголя и недобросовестных продавцов, которые до ввода системы могли подменять оригинальные бутылки на поддельные ради экономии.

Сначала системой с 2006 года пользовались только производители-импортеры алкоголя. Сейчас в ЕГАИС обязаны работать также продавцы крепкого спиртного и пива — оптовики, розница и общепит.

Все производители и импортеры алкоголя маркируют каждую единицу товара (кег, бутылку и т.д.). Производитель или импортер клеит федеральные специальные марки (п.1 ст. 12 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ ). Двумерный штрих-код на каждой бутылке содержит:

• наименование алкогольной продукции,
• данные о производителе,
• данные о лицензии,
• дата розлива напитка и другие его уникальные характеристики.

Кладовщик розничного магазина в процессе приемки алкоголя на склад обязан обработать накладные от поставщиков через ЕГАИС одним из следующих способов:

• принять,
• отклонить,
• оформить акт расхождений.

Для работы с ЕГАИС в каждой торговой точке должен стоять компьютер с универсальным транспортным модулем (УТМ) и подключением к интернету. Также нужен криптоключ JaCarta SE или Рутокен ЭЦП с квалифицированной подписью. Товаровед должен осуществлять приемку в товароучетной системе магазина, которая умеет работать с ЕГАИС, или в отдельной программе для взаимодействия с системой.

Каким образом проверяется достоверность информации в ЕГАИС

Есть вопрос?
Спросите наших специалистов!

Задать вопрос

При работе в системе ЕГАИС-алкоголь возникают технические сложности и вопросы организационного характера:

• нет связи с ЕГАИС;
• сломался ключик для ЕГАИС;
• не работает УТМ ЕГАИС;
• как провести инвентаризацию;
• как оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для ЕГАИС;
• как настроить УТМ с МЧД;
• как оформить перенос остатков и возвраты поставщикам;
• методологические вопросы (как вести учет поступлений продукции и ее списания в конкретных условиях работы предпринимателя);
• и многие другие вопросы.

Мы готовы на них ответить!

Мы ежедневно практикуемся, восстанавливая работу нескольких десятков УТМ, помогая принимать/оформлять накладные и акты, настраивая работу контрольно-кассовой техники.

Присоединяйтесь к нашему каналу в Telegram (@egais_is_easy), будьте в курсе событий в системе ЕГАИС по получайте полезные инструкции по работе с системой: https://t.me/egais_is_easy

Тарифы на Техническую поддержку ЕГАИС

Тариф Старт - стоимость 1000 руб.
Справляемся с вашей задачей быстрее чем за 15 минут!

Тариф Расширенный - стоимость 2000 руб.
Оплата при решении "сложных" вопросов, требующих затрат по времени 1-2 часа.

Тариф Помощь в оформлении МЧД для ЕГАИС - стоимость 2000 руб.
Поможем настроить компьютер для работы с электронной подписью, оформим МЧД, зарегистрируем ее в реестре ФНС, настроим УТМ для работы с МЧД.

Если Вы хотите оплатить услуги с расчетного счета - мы можем сформировать для Вас счет на оплату.

Обратите внимание! Время работы нашей технической поддержки:

• в рабочие дни - с 09-00 до 22-00 местного времени (с 07-00 до 20-00 по времени Москвы)
• в выходные и праздничные дни с 10-00 до 22-00 (с 08-00 до 20-00 по времени Москвы)

Заказать услугу

Нужна наша помощь в настройке? Сэкономьте свое время и обратитесь в нашу платную техническую поддержку!